De ideale vergadering: where the magic happens….

Een vergadering is het moment waarop professionals uit een organisatie hun kennis en kunde bij elkaar brengen. Het moment waarop iedereen briljante ideeën met elkaar deelt, belangrijke zaken aan de kaak stelt en een andere zienswijze aan het licht brengt. In vergaderingen bruist het van de energie, iedereen is gemotiveerd om de geplande onderwerpen te bespreken en goed te luisteren naar de gedachten van de anderen.

Klinkt goed, vind je niet?

Vaak gaat het helaas niet zo. De meeste klachten die we van deelnemers van onze vergadertrainingen over hun vergaderingen horen zijn:

  • te saai
  • te langdradig
  • geen interessante onderwerpen
  • monoloog van enkelen
  • ‘bommen’ in de rondvraag
  • eenzijdige inbreng, sommigen zeggen nooit iets

Ben jij een slachtoffer van vervelende vergaderingen? Gefeliciteerd, je kan er iets aan doen! Ten eerste door je goed voor te bereiden.

  1. Maak afspraken met elkaar over de vergadering: wanneer en hoe lang vergaderen we? Wie moeten daar allemaal bij zijn? Waarom vergaderen we eigenlijk?

Je weet nu zeker dat de vergadering ergens toe leidt en dat je met de juiste mensen aan tafel zit.

  1. Ben je aan het werk en heb je een geweldig idee? Wil je iets verbeteren? Hoor je anderen ergens over mopperen en wil je liever aan een oplossing werken? Maak er een agendapunt van! (Dit kan door de voorzitter/secretaris te mailen of samen te werken in een online-agendabestand bijv. In Onenote of Googledrive)

De vergadering gaat nu alleen nog maar over wat er ècht speelt op de werkvloer, over zaken die er ècht toe doen. Tevens zijn er geen bommen meer in de rondvraag, belangrijke dingen zet je van tevoren op de agenda.

  1. Maak goede, doelgerichte agendapunten volgens een vast format. Wat gaan we bespreken? ODAT!

O=Onderwerp. Geef in een korte, heldere beschrijving weer waar je het over wil hebben. Denk er daarbij over na of je je eigen mening al wil geven.

D=Doel. Wat wil je bereiken? Wil je oplossingen? Meningen inventariseren? Een besluit nemen? Informatie geven? Zet het doel zo concreet en duidelijk mogelijk in de agenda.

A=aanpak. Door goede werkvormen te gebruiken (zoals in cursussen) kan je het vergaderdoel makkelijker behalen en zijn er meer mensen actief tijdens de vergadering. (Google is your friend, er zijn veel pagina’s met werkvormen over vergaderen te vinden.)

T-Tijd bedenk van tevoren hoeveel tijd het punt gaat kosten. Tijdens de vergadering kan je een ‘tijdbewaker’ aanstellen die een seintje geeft wanneer de tijd bijna om is.

De vergaderingen zijn doelgericht, leuk, hebben inhoud, alle punten worden binnen de tijd behandeld en iedereen heeft evenveel (kans op) inbreng.vergaderen 1

  1. Kijk eens in de spiegel: ben jij een veelprater? Zo iemand die ‘al pratend denkt’? Of reageer je vaak secundair en laat je anderen liever praten in een vergadering? In beide gevallen is het een goed idee om van tevoren je inbreng te formuleren. Je komt krachtiger over wanneer je to the point formuleert. Wanneer je weet wat je wil zeggen gaat dit gemakkelijker in de groep.

Jouw inbreng in de vergadering is goed en wordt op prijs gesteld door anderen.

  1. Tot slot: heb je op geen van de punten iets in te brengen? Meld je dan vriendelijk af voor de vergadering.

Jouw tijd en die van jouw vergadergenoten wordt goed besteed.

Veel vergaderplezier!

N.B. deze tips zijn bruikbaar voor elk overleg waar je bij bent, in welke rol dan ook. Pak de invloed die je hebt op kantoor, de sportclub, aan de keukentafel en in de bewonersvereniging!

(Afbeeldingen zijn van Tom Govaerts)

2 antwoorden
  1. manicure
    manicure zegt:

    I will right away grasp your rss as I can not to find your e-mail subscription hyperlink or e-newsletter service.
    Do you’ve any? Kindly allow me understand in order that I could subscribe.

    Thanks.

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *