De ideale vergadering: where the magic happens….

Een vergadering is het moment waarop professionals uit een organisatie hun kennis en kunde bij elkaar brengen. Het moment waarop iedereen briljante ideeën met elkaar deelt, belangrijke zaken aan de kaak stelt en een andere zienswijze aan het licht brengt. In vergaderingen bruist het van de energie, iedereen is gemotiveerd om de geplande onderwerpen te bespreken en goed te luisteren naar de gedachten van de anderen.

Klinkt goed, vind je niet?

Vaak gaat het helaas niet zo. De meeste klachten die we van deelnemers van onze vergadertrainingen over hun vergaderingen horen zijn:

  • te saai
  • te langdradig
  • geen interessante onderwerpen
  • monoloog van enkelen
  • ‘bommen’ in de rondvraag
  • eenzijdige inbreng, sommigen zeggen nooit iets

Ben jij een slachtoffer van vervelende vergaderingen? Gefeliciteerd, je kan er iets aan doen! Ten eerste door je goed voor te bereiden.

  1. Maak afspraken met elkaar over de vergadering: wanneer en hoe lang vergaderen we? Wie moeten daar allemaal bij zijn? Waarom vergaderen we eigenlijk?

Je weet nu zeker dat de vergadering ergens toe leidt en dat je met de juiste mensen aan tafel zit.

  1. Ben je aan het werk en heb je een geweldig idee? Wil je iets verbeteren? Hoor je anderen ergens over mopperen en wil je liever aan een oplossing werken? Maak er een agendapunt van! (Dit kan door de voorzitter/secretaris te mailen of samen te werken in een online-agendabestand bijv. In Onenote of Googledrive)

De vergadering gaat nu alleen nog maar over wat er ècht speelt op de werkvloer, over zaken die er ècht toe doen. Tevens zijn er geen bommen meer in de rondvraag, belangrijke dingen zet je van tevoren op de agenda.

  1. Maak goede, doelgerichte agendapunten volgens een vast format. Wat gaan we bespreken? ODAT!

O=Onderwerp. Geef in een korte, heldere beschrijving weer waar je het over wil hebben. Denk er daarbij over na of je je eigen mening al wil geven.

D=Doel. Wat wil je bereiken? Wil je oplossingen? Meningen inventariseren? Een besluit nemen? Informatie geven? Zet het doel zo concreet en duidelijk mogelijk in de agenda.

A=aanpak. Door goede werkvormen te gebruiken (zoals in cursussen) kan je het vergaderdoel makkelijker behalen en zijn er meer mensen actief tijdens de vergadering. (Google is your friend, er zijn veel pagina’s met werkvormen over vergaderen te vinden.)

T-Tijd bedenk van tevoren hoeveel tijd het punt gaat kosten. Tijdens de vergadering kan je een ‘tijdbewaker’ aanstellen die een seintje geeft wanneer de tijd bijna om is.

De vergaderingen zijn doelgericht, leuk, hebben inhoud, alle punten worden binnen de tijd behandeld en iedereen heeft evenveel (kans op) inbreng.vergaderen 1

  1. Kijk eens in de spiegel: ben jij een veelprater? Zo iemand die ‘al pratend denkt’? Of reageer je vaak secundair en laat je anderen liever praten in een vergadering? In beide gevallen is het een goed idee om van tevoren je inbreng te formuleren. Je komt krachtiger over wanneer je to the point formuleert. Wanneer je weet wat je wil zeggen gaat dit gemakkelijker in de groep.

Jouw inbreng in de vergadering is goed en wordt op prijs gesteld door anderen.

  1. Tot slot: heb je op geen van de punten iets in te brengen? Meld je dan vriendelijk af voor de vergadering.

Jouw tijd en die van jouw vergadergenoten wordt goed besteed.

Veel vergaderplezier!

N.B. deze tips zijn bruikbaar voor elk overleg waar je bij bent, in welke rol dan ook. Pak de invloed die je hebt op kantoor, de sportclub, aan de keukentafel en in de bewonersvereniging!

(Afbeeldingen zijn van Tom Govaerts)

Geef dit jaar eens een compliment cadeau in plaats van een dure bonus of het geijkte relatiegeschenk!

Je wil met het geven van een bonus of geschenk investeren in je relatie, je wil je waardering tonen. Dat is op zich een prima idee, maar uit onderzoek (zoals dat van Deci, Koester & Ryan) blijkt dat het effectiever is om iets anders te doen. Het geven van oprechte complimenten heeft een veel positiever effect op de (werk)sfeer, waardering en intrinsieke motivatie dan het geven van een cadeau of bonus.

Bij een onderzoek van sociaalpsycholoog Roos Vonk naar wat mensen gelukkig maakt staat het krijgen van een compliment op nummer 6 in de top tien.

Vrouwen blijken uit te blinken in het geven van oprechte aandacht op de werkvloer en geven in het algemeen vaker complimenten dan mannen. Daarbij is het wel zo dat vrouwen vooral complimenten geven op het gebied van uiterlijk en daarbij ook weleens een onoprecht compliment geven ‘meid wat zit je haar leuk!’. Waarbij mannen pas een compliment geven wanneer ze het menen en vaker een complement geven over een prestatie.

In een zakelijke relatie heeft een werk gerelateerd compliment meer ons beoogde effect dan een compliment over iemands uiterlijk. Maar hoe doe je dat?

Tips voor het geven van complimenten:

  • Schrijf aan het eind van de dag op welke 5 positieve dingen je die dag bij mensen hebt gezien. Wanneer je dit een tijdje doet zal je merken dat je hersenen zich vanzelf meer gaan richten op positieve dingen.
  • Geef concrete feedback. Wees specifiek en noem voorbeelden. Je hebt taak x echt goed uitgevoerd. Wat schrijf je toch fijne mails.
  • Geef de feedback snel. Word je ergens blij van? Deel het met de ander! Hoe eerder je dat doet de groter het effect.
  • Vraag anderen iets positiefs te zeggen over iemand. Kan je vertellen wat je goed vindt aan collega x? Op deze manier help je anderen positiever te kijken naar hun omgeving.
  • Wees niet bang dat de ander ‘naast haar schoenen gaat lopen’.
  • Blijf vooral doorgaan, maar blijf ook oprecht.
  • Voelt het onwennig? Fake it till you make it!

Nu je het geven onder de knie hebt is het ontvangen minstens zo belangrijk!

Hier blinken vrouwen minder in uit helaas. Hoe vaak krijg je als reactie op een compliment niet een bagatelliserend antwoord? ‘Oh echt? Dat valt toch wel mee? Dat kan jij toch ook? Of wat dacht je van het weder compliment om de aandacht van jezelf af te halen? ‘Ik vind jouw jurkje ook enig, waar heb je die gekocht?’

Tips voor het ontvangen van positieve feedback:

  • Ontvang het compliment, blijf rustig. Wanneer je een compliment in ontvangst neemt maakt dat je niet arrogant.
  • Luister naar het compliment.
  • De beste reactie? Dank je wel (en verder niets…)

Tot slot nog een heel belangrijke tip: geef jezelf ook eens een compliment!

 

Alle voorgaande tips zijn ook aan te bevelen in relatie tot je partner, kinderen, familie, vrienden en vooral ook wildvreemden zoals het attente meisje bij de kassa of de jongen die de deur voor je openhoudt bij de HEMA.