We mogen wel stellen dat in iedere organisatie geklaagd wordt over de huidige vergadercultuur. We hebben een overzicht gemaakt van de meest genoemde knelpunten – huidig werkoverleg/vergadering – en de gewenste situatie daarnaast gezet.

Vergaderen 3.0

Dit overzicht vormt de uitgangspunten voor onze training ‘Vergaderen 3.0’. Het doel is te komen van de huidige, meest voorkomende vergadersituatie naar de gewenste situatie, vergaderen c.q. werkoverleg 3.0. Het programma bestaat uit verschillende onderdelen en beslaat in totaal 2 dagdelen.

Huidig werkoverleg/vergadering Werkoverleg/vergadering 3.0
Verplicht ‘nummer’ Bevredigende en zelfs leuke activiteit
Saai Onderhoudend en nuttig
Geen tijd voor (over) Zinvolle tijdsbesteding, dus wel tijd
Onvoorbereid Voorbereid, soms op specifieke agendapunten
Hiërarchisch Zelfsturend
Luisteren naar de leidinggevende Actief participeren
Aandacht bij telefoon, ‘droedelen’ Aandacht voor de anderen
Geen invloed op agenda Agendapunten inbrengen
Nauwelijks verantwoordelijkheid Gemeenschappelijke verantwoordelijkheid
Eigen belang Ook team- en organisatiebelang
Incidenteel Volgens vastgelegd schema
Nooit voorzitten Bij toerbeurt voorzitten
Alleen zitten Staan of wandelen
Alleen op papier Via social media
Alleen overleggen Ook (e-)intervisie t.a.v. specifieke problemen

Vergaderen 3.0

Dagdeel 1

Doelstellingen

  • Hoe kunnen we de vergadercultuur veranderen van de huidige naar de 3.0 versie?
  • Welke rollen zijn er in een overlegsituatie te onderscheiden?
  • Hoe bereid je een vergadering effectief voor, als deelnemer en als voorzitter?
  • Welke verschillende soorten agendapunten zijn er?
  • Hoe stel je de agenda evenwichtig samen?
  • Wat zijn effectieve luistervaardigheden?
  • Hoe breng je een eigen vergaderpunt goed naar voren, hoe ‘pitch’ je dit?
  • Welke taakfuncties zijn er?
  • Welke procesfuncties zijn er?

Het dagdeel wordt afgesloten met het formuleren van persoonlijke leerdoelen. Deze leerdoelen worden omgezet in een feedbackformulier, dat gebruikt kan worden tijdens de vergadering(en) die volgen. Dit onderdeel is met name geschikt bij teams die in zijn geheel de training volgen.

Werkvormen

De theorie wordt steeds kort gegeven, voorafgaand aan de oefeningen. Daar waar opportuun, zullen we verwijzen naar de handreiking werkoverleg. De oefeningen zullen o.a. bestaan uit gesprekstechnieken m.b.t. interventies bij ‘lastig gedrag’. Er wordt geoefend in samenvatten, doorvragen, evalueren en het geven van gevoelsreflecties.

Daarnaast oefenen we in het presenteren van jezelf tijdens het overleggen en het brengen van een agendapunt: wat straal je uit, hoe is je lichaamshouding en stemgebruik?

De deelnemers krijgen onze eigen handleiding ‘Effectief Vergaderen’.

 Stap 3: Toepassing van het geleerde

Na dagdeel 1 hebben de deelnemers bagage en – als het goed is – goede voornemens voor het eerstvolgende overleg. Het tweede dagdeel van de training vindt een aantal weken na het eerste plaats. In de tussentijd dienen de deelnemers een overleg bij te wonen dan wel te initiëren. In onze handleiding staan checklists voor de voorbereiding van een overleg, voor deelnemers dan wel voorzitters. Deze kunnen gebruikt worden.

De deelnemers vullen na afloop van het overleg een evaluatieformulier in dat wederom naar de trainster wordt gemaild. Op basis van deze input stelt zij het programma van dagdeel 2 samen. We zullen in dagdeel 2 meer nadruk leggen op het leiden van overleg dan tijdens het eerste.

Stap 4: De training, deel 2

Dagdeel 2 

Na afloop van het tweede dagdeel van de training heeft u inzicht in:

  • Welke vorderingen u heeft gemaakt t.a.v. uw persoonlijke effectiviteit en motivatie in het deelnemen aan dan wel leiden van het overleg
  • Weet u waar nog ontwikkelpunten liggen
  • Hoe een vergadering effectief en efficiënt te leiden
  • Antwoorden op eventuele vragen over de literatuur
  • Hoe u met elkaar het leerproces gaande kan houden (nieuwe communicatiemiddelen gebruiken)

Hoe u verder kunt gaan middels intervisie, ten einde de verankering in de organisatie te borgen.

contact

Interesse? Neem direct vrijblijvend contact op!